+38 (044) 581-79-54

Щодо строків зберігання первинних документів

Дем'янчук Дмитро Миколайович

юрист Юридичної компанії «Бі ен Сі»

23 січня 2019 року

             Що стосується строків зберігання первинних документів, то ПКУ для них встановлює загальний мінімальний строк — 1095 днів.

Як випливає з аналізу наведених норм ПКУ, строк зберігання документів має бути не менший ніж 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (як це передбачено ПКУ). Після закінчення цих строків підприємство не нестиме передбаченої ПКУ відповідальності за незабезпечення збереження документів і, з огляду на закінчення строків давності, йому не може бути визначено податкове зобов'язання контролюючим органом.

 

Знищувати документи без проведення експертизи та отримання відповідного висновку платник податків не має права. При цьому часто поруч зі строками зберігання документів у Переліку № 578/5 наводиться зауваження «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення»

 

Тому, як зазначається у листі Державної архівної служби України від 03.07.2013 р. №01.2/2629, знищення неревізірованних (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів не допускається.

 

Але на практиці, за недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів ст. 164-2 КУпАП передбачено лише адмінвідповідальність (штраф від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян). І наразі такі штрафи можуть застосовувати лише органи держфінконтролю (ст. 234-1 КУпАП).

 

Отже, якщо порядок зберігання та знищення документів, встановлений Мін'юстом, порушується, але податкова перевірка періоду, у якому вони використовувалися, пройшла або минули строки зберігання документів, встановлені ПКУ, податківці покарати винного платника податку не зможуть.

 

Так само не зможуть податківці і донарахувати податкове зобов’язання в разі, якщо за певним звітним періодом (в тому числі за платником податку, якого вони не перевіряли) минули строки давності, встановлені ст. 102 ПКУ: пізніше закінчення 1095 дня (або 2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання. 

 

Адже, як наголошує п. 102.1 ПКУ, якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов'язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов'язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

 

Щодо безпосередній строків зберігання первинних документів залежно від їх виду, то такі строки встановлені діючим на сьогодні вищезаначеним Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (Наказ Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5).

 

Для первинних бухгалтерських документів розрахунок строку зберігання справ, завершених діловодством, наприклад, у 2009 році, починається з 1 січня 2013 року (листи Держархівслужби від 13.09.2012 р. №01.2/2855 та від 30.10.2012 р. №01.2/3388).

 

Якщо ж підприємству не потрібно продовжувати строки зберігання, то керівнику з урахуванням вищенаведеної примітки слід або подбати про передачу справ до держархіву, або прийняти рішення про їх знищення (йдеться лише про документи тимчасового зберігання — до 10 років включно).

 

При цьому, як вже заначалось Листом від 03.07.2013 р. №01.2/2629 передбачено, що знищення неперевірених фінансових та бухгалтерських документів не допускається.

 

А тому, на підприємстві повинен бути проведений відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і повинні складатися у двох примірниках описи справ та акт про вилучення цих документів для знищення (за формою, наведеною в додатку 15 до Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5, далі – Правила № 1000) (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000).

 

Зверніть увагу! до акта можна включати лише ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт. Так, справа зі строком зберігання 5 років, закінчена в липні 2016 року, може бути включена до акта не раніше 1 січня 2022 року.

 

Після належного оформлення, описи справ та акти про вилучення та знищення документів передають на розгляд експертній комісії підприємства.

 

Затверджені експертною комісією акти разом із описами справ передають на розгляд експертно-перевірочної комісії державної архівної установи для схвалення (для тих юридичних осіб, що віднесені до джерел формування НАФ. Порядок віднесення таких юридичних осіб, встановлений Методичними рекомендаціями щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків, схваленими Протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України 14.07.2005 № 2).

 

Після схвалення актів ЕПК описи та акти затверджуються керівником підприємства.

 

Для знищення справи передаються організаціям, які займаються переробкою вторинної сировини. При цьому складають накладні, де вказують вагу макулатури, яка передається на переробку (у подальшому номер накладної, дата здавання на переробку та вага макулатури наводяться в акті на знищення). Якщо обсяги є незначними – до 20 кг (лист Держкомархівів від 20.04.10 р. № 795/072), то документацію, що підлягає знищенню, можна спалити, про що слід зазначити в акті на знищення.

 

Попри те що макулатура є вторинною сировиною, отриманою від вилучення документів, підприємство має визнати її активом за умови, що її використання, як очікується, приведе до отримання економічних вигід у майбутньому (п. 3 ст. 1 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Відходи, щодо яких реалізація та/або використання у виробничому процесі не передбачається, активом не визнаються. Витрати на їх утилізацію включаються до інших операційних витрат (п. 2.13 Методичних рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.07 р. № 2).

 

щодо строків зберігання первинних документів

Новини

Контакти

Голова об'єднання

Гарагонич Олександр Васильович 

o.harahonych@gmail.com 

(044) 581 79 56 

(050) 550 42 26 

(044) 581 79 56 - факс 

Директор

Кожух Максим Сергійович 

mskozhuh@gmail.com 

(044) 581 79 56 

(050) 352 86 62 

(044) 581 79 56 - факс 

04211, м. Київ, Оболонська набережна, 7, корпус 3, офіс 2

Ми на карті


View Larger Map

Розробка сайтів "Liberty Digital"